Как составить план на день: полезные советы
Будет ли ваш день продуктивным или нет, зависит от самых разных факторов: уровня самоорганизации, самочувствия, сложности поставленных задач на день. Но если вы составите подробный план, то это уже будет хорошим подспорьем для вас. Далее мы рассмотрим несколько советов, которые помогут вам в составлении плана.
Найдите оптимальное время для планирования
Планировать свой день можно в разное время суток:
1. Вечер. Предполагает составление списка дел на завтра. Такой подход хорош тем, что вы подводите своеобразные итоги прошедшего дня, на основании чего составляете перечень дел на завтра. Утром можно не тратить время на планирование, а сразу же начать выполнять задачи из своего списка.
2. Утро. Плюс этого способа в том, что вы планируете свой день на «свежую голову» и приоритет задач может измениться.
Какой из этих способов лучше — решаете только вы. Но можно порекомендовать комбинировать их: вечером составлять основной список, а утром анализировать его и вносить корректировки.
День всегда начинается с главного
Желательно самые важные дела отмечать первыми в списке
Это ваш ориентир, так вы будете сразу видеть, что нужно сделать в первую очередь.
Выполнение приоритетных задач первыми важно, потому что в течение дня могут случиться различные форс-мажорные ситуации, которые помешают вашим изначальным планам. А если вы самое важное сделаете в первую очередь, то более мелкие дела, которые вам сделать не удалось, можно перенести и на завтрашний день.
Лимит на выполнение задач
Некоторые дела в списке могут занимать неограниченное количество времени
К примеру, разработка сайта или уборка дома могут занять несколько часов. Проблема в том, что на выполнение других задач может попросту не хватить времени, поэтому желательно устанавливать временной лимит для каждой задачи.
Корректная формулировка задач
Правильное планирование задач предполагает их корректную формулировку. Если вы опишите их неправильно, то в процессе дня может создаться впечатление, что эти задачи являются второстепенными и их можно отложить на потом. А некоторые формулировки можно неправильно понять и заниматься работой впустую.
Вот несколько рекомендаций:
Группировка схожих задач
Такие задачи, как правило, требуют одинаковых усилий для своего выполнения. Они могут группироваться по виду деятельности, либо месту их выполнения.
Вот пример плана работы:
Большие задачи лучше разделять на мелкие
Любая большая задача предполагает несколько этапов её выполнения. К примеру, нельзя просто написать статью. Для начала вы составляете примерный план статьи, ищите информацию в интернете, подбираете иллюстрации, затем редактируете её.
Такой подход позволяет чётко спланировать ход выполнения большой задачи. Второй момент — выполнять мелкие дела проще на психологическом уровне, чем большие.
Список контактов
Как бы ни старался технический прогресс, но он не в силах победить «динозавров», не желающих знать о существовании удобных инструментов организации ваших контактов. Дневники, записные книжки и просто клочки бумаги — их всё. Обычно в таких случаях говорят, что горбатого могила исправит (привет, жена!). Но не будем опускать руки и найдём компромиссный вариант — блокнот.
Электронный лист ваших знакомств хорош как минимум по двум причинам: им легко делиться и просто сортировать силами Excel. Поэтому не лишним будет заиметь его резервный вариант даже тем, кто всецело доверяет Google Contacts.
Как использовать распечатанные шаблоны для планирования
Все шаблоны являются бесплатными. Для работы с ними достаточно определиться с типом планировщика и скачать его для печати. Далее можно приступать к планированию:
Создайте свой собственный список задач, стараясь включить в него все дела, которые пришли на ум: от ключевых и не терпящих отлагательств до ежедневных, рутинных и регулярных дел. Обязательно включите в этот список задачи с конкретными сроками. Например: деловая встреча с коллегами, посещение врача или покупка холодильника. Для этих целей можно использовать обычные листы или распечатку шаблона Bullet Journal.
Перепроверьте, все ли есть в списке. Соберите в нем максимум задач, все, чего хотите достичь в разных сферах жизни: работа, здоровье, хобби, творчество, личная жизнь и далее в этом духе.
Чтобы не запутаться в длинном списке разнородных дел, распределите их по категориям и приоритетности. Для этого вам пригодится шаблон с Матрицей Эйзенхауэра, представляющей собой удобнейший и простой инструмент приоритизации целей и задач
До заполнения таблицы рассортируйте свои дела по важности и приоритетности. Также на данном этапе можно использовать правило двух минут
Все задачи, выполняющиеся за 2 минуты, выполняйте прямо сейчас, так как их перенос в соответствующую графу матрицы займет больше времени, чем процесс выполнения.
Теперь можно внести задачи с указанием сроков в шаблон планера на неделю или месяц. Начинать лучше с дел, имеющих конкретный период выполнения или повторяющихся в определенном порядке. Например: посещение спортивного зала во вторник и четверг в 19.30, семейных поход в кино в пятницу в 20:00.
После распределения рутинных и повторяющихся дел появляется представление о том, сколько времени остается на другие задачи. Часто люди ошибочно полагают, что у них в распоряжении «куча» времени и расходуют его впустую, а на завершение серьезных дел его просто не остается. Учитывая регулярные временные затраты, вы получите более точную и реалистичную картину свободных часов. Поэтому более рационально распределите их в течение дня, недели или месяца.
Распределив задачи на месяц и неделю, можно переходить к ежедневному планированию. Составить список задач, которые вы планируете делать завтра, лучше накануне вечером. Если используете матрицу Эйзенхауэра для распределения задач, сначала выбирайте из нее Важные и срочные дела. Их нужно выполнить в первую очередь. Но, ключевые задачи не должны занимать все расписание на день, иначе вы будете находиться в постоянном стрессе. Лучше сконцентрироваться на важных, но не срочных делах. Как правило, они соответствуют личным целям и ценностям. Неважные, но срочные задачи можно поручать другим исполнителям. А неважные и несрочные дела просто выбросить из головы.
Положительные результаты при планировании дает метод тайм-блокинга, когда под проект, задачу или группу задач, объединенные одной темой, выделяется отдельный блок. Например, работу с месседжерами, электронной почтой можно выделить в коммуникационный блок, выделив на него полчаса рабочего времени. Это эффективнее, чем возвращаться к проверке писем через каждый час или два. Из-за постоянных отвлечений ваше продуктивность будет страдать и станет низкой.
Используя блочное планирование, сначала указывайте занятые отрезки времени. Например, дорогу из дома на работу, обед и технические перерывы. Так будет гораздо проще понимать, сколько времени имеется у вас в распоряжении. При указании времени выполнения задач всегда планируйте его с небольшим запасом, чтобы не допустить накладок одного задания на другое и лучше контролировать расход времени.
Пример декомпозиции целей и задач
Пройдите наш авторский курс по выбору акций на фондовом рынке → обучающий курс
Бесплатный Экспресс-курс «Оценка инвестиционных проектов с нуля в Excel» от Ждановых. Получить доступ
Рассмотрим пример декомпозиции целей и задач 4 самыми применяемыми методами. Компания поставила перед собой главную цель – увеличить продажи. Для ее решения требуется составить план, то есть произвести декомпозицию.
Этапный прием декомпозиции целей и задач: пример
Для решения главной задачи в виде увеличения продаж, компания поделила ее достижение на несколько этапов:
в первую очередь потребуется расширить ассортимент;
далее необходимо наладить производство новых видов продукции;
также важно найти дополнительные каналы сбыта;
следующий этап – это разработка маркетинговой стратегии.
Ответственность за выполнение каждого этапа возложена на руководителей подразделений производства, продаж, маркетинга.
Соизмеримый метод декомпозиции целей и задач: пример
Чтобы достичь повышения продаж, важно понять последовательность роста. Для этого составим прогнозный план, который основывается на увеличении числа продаж
в январе количество сделок вырастет до 200 единиц;
в феврале важно добиться результата в 250 продаж;
в марте число реализаций увеличится до 300;
в апреле будет достигнут максимум, ограниченный 400 сделками.
То есть, компания поставила главную цель в виде последовательного увеличения продаж. Однако сразу добиться результата невозможно, поэтому она разделила достижение задачи на этапы по числу заключаемых сделок в каждом месяце.
Пример построения дерева целей и задач
Третьим созависимым приемом декомпозиции является построение дерева целей и задач. Особенностью данного метода является то, что достижение цели разделено не только на отдельные этапы, но и на зависимые функции.
| Увеличение продаж | Расширение ассортимента | Исследование рынка |
| Выбор новых позиций | ||
| Налаживание производства | Приобретение нового оборудование | |
| Настройка оборудования | ||
| Наем и обучение персонала | ||
| Тестирование производства | ||
| Поиск дополнительных каналов сбыта | Исследование рынка | |
| Проведение переговоров | ||
| Заключение сделки о взаимовыгодном сотрудничестве | ||
| Разработка маркетинговой стратегии | Анализ рынка | |
| Выбор оптимальных методов продвижения товара | ||
| Применение на практике стратегических приемов | ||
| Анализ эффективности стратегии |
Между главной целью, этапами и подзадачами прослеживается очевидная связь. То есть, без выполнения какой либо задачи решение основной проблемы не возможно.
Одношаговый метод декомпозиции целей и задач: пример
Как уже было сказано ранее, одношаговый метод декомпозиции целей и задач может применяться исключительно для решения краткосрочных целей. В связи с тем, что увеличение продаж – это сложное задание, для его выполнения данный прием использовать невозможно.
Однако его реально применить в процессе реализации какого-либо иного метода. Например, в разрезе расширения ассортимента, компании необходимо выбрать новые позиции. Именно для выполнения последней задачи можно использовать одношаговый прием. В таком случае его осуществление происходит в следующем порядке:
- ознакомление с результатами анализа рынка;
- отбор более перспективных позиций;
- изучение подробной информации о процессе производства данных товаров;
- конечный выбор новых видов продукции, предназначенных для запуска производства.
То есть, одношаговый метод больше всего подходит для выполнения повседневных задач и не может быть использован в качестве инструмента долгосрочного планирования. Зачастую его не применяют для декомпозиции целей и задач предприятия. Одно его использование возможно, если есть необходимость более подробно описать какой-либо из процессов. Подобное может произойти, например, в том случае, если работник не понимает, каким образом он должен достичь выполнения той или иной цели.
Когда лучше планировать неделю?
Ответ ясен – когда она, эта неделя, ещё не началась! А предыдущая уже закончена, и можно не спеша её проанализировать, акцентировав внимание на главном
Поэтому планируем в конце уходящей недели – это может быть вечер пятницы, если всё важное вы делаете по рабочим дням, или вечер воскресенья. Некоторым удобнее вечер субботы, так как в воскресенье они полностью отвлекаются от дел и только отдыхают
Мне – нет, т.к. домашние дела никто не отменял, а я их тоже планирую (а как же!)
Некоторым удобнее вечер субботы, так как в воскресенье они полностью отвлекаются от дел и только отдыхают. Мне – нет, т.к. домашние дела никто не отменял, а я их тоже планирую (а как же!)
Поэтому планируем в конце уходящей недели – это может быть вечер пятницы, если всё важное вы делаете по рабочим дням, или вечер воскресенья. Некоторым удобнее вечер субботы, так как в воскресенье они полностью отвлекаются от дел и только отдыхают
Мне – нет, т.к. домашние дела никто не отменял, а я их тоже планирую (а как же!).
У вас должно оставаться немного времени, чтобы провести его в тишине и подвести итоги прошедшей недели, ну и следующую запланировать. У меня на это уходит не менее получаса. В идеале – выделить себе пару часов, заварить чайник чая иии…
И да, время на планирование тоже надо запланировать – иначе откуда оно возьмётся?
Инструменты управления проектами Шаблон Excel
Бесплатные шаблоны Excel — одно из его немногих преимуществ. По сути, вы можете изменить любой бесплатный шаблон Excel для инструментов управления проектами в их галерее в соответствии со своими потребностями, просто подключив его. Давайте поговорим о нескольких самых популярных инструментах управления проектами и шаблоне Excel.
№1. Диспетчер задач
Шаблон трекера инструментов управления проектами послужит нашим введением в шаблоны Excel. Это позволяет вам отслеживать общее развитие ваших проектов, классифицировать их в соответствии с выделенным сотрудником и просматривать статус задач. Кроме того, он имеет встроенный калькулятор, который позволяет организовать ваш проект с использованием условных данных.
№ 2. График выгорания
Диаграммы выгорания — это двухосевые физические графики, которые показывают, идет ли ваш проект по графику или отстает от него. Они помогают вам более внимательно следить за производительностью вашей команды и предвидеть задержки до того, как они произойдут. Диаграмму выгорания также можно использовать в качестве своего рода шаблона бюджета для отслеживания таких показателей, как фактические расходы по сравнению с базовым бюджетом. Хотя шаблоны диаграмм выгорания специально не предоставляются Excel, мы решили включить их в наш список, потому что они очень просты.
№3. Диаграмма Ганта
Диаграммы Ганта — это привлекательные визуальные инструменты для отображения графика вашего проекта. По данным Capterra, они действительно являются третьей по популярности функцией программного обеспечения для управления проектами. Используя шаблон диаграммы Ганта в Excel, вы можете создать ее довольно быстро. Ваши проекты можно разделить на этапы, задачи и членов команды.
№ 4. Список дел
Только три часа в день действительно продуктивны для большинства офисных работников.
Как это влияет на вас?
Сотрудники обычно продуктивно тратят так много времени, потому что они не расставляют приоритеты в своих обязанностях, чтобы сосредоточиться в первую очередь на наиболее важных. По этой причине списки дел полезны. С помощью этого шаблона вы можете составить функциональный и приятный для глаз список дел.
№ 5. Отчетность о статусе проекта
Согласно исследованию британской компании по управлению портфелем Wellington, отчетность о состоянии является наиболее распространенной задачей, выполняемой PMO. И по уважительной причине. Руководители и важные заинтересованные стороны должны знать о ходе проекта. Используйте этот шаблон, чтобы отслеживать ход выполнения проекта в течение года и делиться им.
Частые ошибки: учитываем нюансы недельного планирования
Ошибка 1. Ждать, что сразу всё получится
Планирование – штука индивидуальная. Надо всё пробовать на себе, чтобы понять, что работает, а что нет. Кроме того, если вы только начали планировать, то не знаете, сколько времени занимает то или иное дело – и поэтому планировать неделю трудновато.
Ошибка 2. Занимать планами абсолютно всё время, которое есть
Многие дела растягиваются, их приходится доделывать в другие дни – из-за этого остальные планы летят в тар-тарары. Бывалые советуют планировать лишь 70% времени. Возможно, вам подойдёт всего 50% — будьте гибкими!
Ошибка 3. Забывать про отдых
В итоге в конце дня вы – как выжатый лимон. Не надо так! Отдых тоже надо планировать!
Некоторые даже спят в середине дня – не более 25 минут, чтобы не перейти в фазу глубокого сна.
Ошибка 4. Не следить за поглотителями времени
Соцсети – главные поглотители времени: кажется, что просидела совсем немного, а прошло несколько часов. Поставьте на телефон специальное приложение, которое считает время, проведенное в соцсети, и напоминает, что вы сидите там слишком долго, а жизнь проходит мимо.
Журнал пробега
Родись Илон Маск на просторах советского пространства, мы бы с вами уже сейчас катались на электромашинах с низким уровнем затрат на проезд. Хотя кого я обманываю, не случилось бы такого. Илон разбил бы лоб о стену бюрократии и давно спился.
Поэтому владельцы авто по старинке прокручивают перед глазами утекающие доллары под мелькание цифр бензоколонки. Но природа человека склонна быстро забывать всё плохое, оберегая вас от мыслей о мыле и верёвке. Конечно, я утрирую, но почему бы не узнать, сколько денег вы тратите на постоянные дозаправки? А сделать это легко при помощи журнала пробега.
Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость, и вы оцените стоимость одного километра пробега. Схожая функциональность реализована и в мобильных приложениях, например Car Logbook для Android.
Общее описание программы
Внутри файла Excel находится 32 листа. На первом листе выводится информация о загрузке в определенные дни, а также статистика по фактически отработанному времени и времени, которое запланировано на все дела в текущем месяце.
На скриншоте ниже мы видим, что на первое число запланировано дел на 3 часа 45 минут, на второе число – на 6 часов 20 минут, на пятое число – на 8 часов 20 минут.
Скачать программу с Яндекс.Диска
При этом программа автоматически подсвечивает дни в зависимости от нагрузки:
Зеленый фон означает, что день относительно свободен
На него можно ставить новые дела.
Желтый фон означает, что день достаточно плотно расписан и новые дела стоит добавлять осторожно. Красный фон выводится в случае, если на день запланировано более 8 рабочих часов
Этот день перегружен и лучше принять меры, чтобы сделать его свободнее.
Красный фон выводится в случае, если на день запланировано более 8 рабочих часов. Этот день перегружен и лучше принять меры, чтобы сделать его свободнее.
Максимум в месяце может быть 31 день, поэтому на первом листе предусмотрено 31 поле. Если в месяце не все дни рабочие или число дней меньше 31, то часть дней останется пустыми (там будет запланировано 0 часов).
Помимо первого листа «Загрузка», в файле Excel находится 31 вкладка, пронумерованная от 1 до 31 включительно. На этих вкладках находятся формы, в которые можно вводить информацию о запланированных задачах на определенный день месяца.
Как отслеживать ход проекта в Excel?
Пользователи Microsoft Excel могут составить список задач, которые они могут использовать, чтобы следить за своим прогрессом, или пройти курс Excel для управления проектами. Подобные списки могут помочь вам или вашей команде сосредоточиться на работе над различными проектами. Вы можете повысить свою профессиональную производительность и общую производительность, научившись использовать трекер задач Excel.
Чтобы создать и использовать отслеживаемый список дел в Excel, выполните следующие пять шагов:
№1. Запустите Excel и сделайте необходимые заголовки столбцов
Как только курс Excel для управления проектами открыт, вы можете начать создавать новые заголовки столбцов с именами элементов, которые вы хотите отслеживать. Как правило, это основные компоненты ваших задач, и некоторые типичные из них включают:
Идентификатор задачи: присвоив каждой задаче идентификатор, вы сможете быстро получить к ней доступ в будущем. Совместное использование задач с коллегами может быть полезным, поскольку это может предотвратить любые неправильные представления при упоминании определенного задания.
Название задачи: хотя идентификатор может помочь вам быстро распознать задачу, присвоив ей подходящее имя, вы сможете ее запомнить. Названия задач должны быть краткими и включать поле описания с дополнительными подробностями, если это возможно.
Отмечая сроки выполнения задач, вы сможете следить за выполнением задач и укладываться в сроки. Это полезно для быстрого выполнения многочисленных задач.
Владелец задачи: добавление столбца владельца задачи в трекер задач может помочь вам отслеживать все задачи, если ваш трекер задач содержит задачи для многих людей. Кроме того, полезно, если вы отвечаете за надзор за командой, потому что вы можете контролировать, как они работают и продвигаются по проекту.
Статус задачи: вы можете добавить столбец, чтобы показать, как именно выполняется каждая задача. В зависимости от точного характера работы вы можете использовать его, чтобы указать, что задача еще не начата, выполняется или завершена, а также другие мыслимые состояния.
Важность задачи. Ключевым компонентом мониторинга задач и управления ими обычно является назначение приоритета задачам на основе их общей ценности для проекта
Включив столбец важности задачи и соответствующим образом оценивая свои задачи, вы можете добиться этого.
Для информации о ваших должностях, которую не сразу можно указать в других столбцах, вы также можете вставить столбец.
№ 2. Заполните детали каждой задачи
Столбцы теперь могут быть заполнены данными после создания. Сначала перечислите все ожидающие задачи вместе с их статусом завершения, так как это два ключевых фактора, которые позволят вам организовать свои задачи позже. Вы можете добавлять задачи в трекер задач по мере того, как будете узнавать о них больше, например о сроках и приоритетах.
№3. Включить фильтр
Фильтр можно использовать для удаления ненужных данных. Это очень полезно для управления многочисленными записями задач. Выбрав «фильтр» в меню «Сортировка и фильтр» на панели задач Excel, вы можете добавить фильтр в свою электронную таблицу. Вы можете удалить все ранее завершенные задачи, выбрав, например, столбец «Статус задачи» и добавив фильтр. Это даст вам более четкое представление о ваших незавершенных делах.
№ 4. Сортируйте и упорядочивайте свои задачи с помощью фильтра
После установки одного из них вы можете использовать фильтр, чтобы следить за ходом выполнения незавершенных задач. Теперь вы можете сортировать свои задачи на основе того, что вы хотите просмотреть в любой момент времени, если вы примените фильтр к столбцу «Статус задачи». Задачи, над которыми вы еще не начали работать, те, над которыми вы работаете прямо сейчас, работы, которые вы закончили, или любое другое сочетание этих категорий в результате легче наблюдать.
№ 5. Продолжайте использовать диспетчер задач
Вы можете использовать свой трекер задач, чтобы управлять своими задачами теперь, когда вы его установили
Если вы хотите привлечь внимание к дополнительным аспектам своих задач, вы можете добавить больше столбцов и обновить уже существующие поля, чтобы лучше описать, что они обозначают. Чтобы вам было легче видеть, как продвигается работа к завершению, вы также можете использовать разные цвета для каждого столбца или состояния
Есть ли в Excel инструмент управления проектами?
Проще говоря, Excel можно использовать для управления проектами. Хотя, если честно, это не лучший вариант.
Почему вы спрашиваете?
Если вы когда-нибудь пытались управлять инструментом управления проектами, используя рабочий лист или шаблон Excel со сложными формулами, условным форматированием и макросами только для того, чтобы увидеть, как он сгорает и падает, вы знаете, что это болезненно. Другими словами, управление проектами с помощью MS Excel похоже на разрезание торта пилой. Он может выполнить задачу, но есть лучший подход. Хотя вы можете создавать диаграммы Ганта, инструменты управления проектами, отчеты о ходе работы и даже отслеживать шаблоны бюджета, Excel настолько ручной, что вы потеряете много времени и рискуете совершить ошибку.
К тому же:
- Сотрудничество в режиме реального времени с членами команды невозможно.
- Эффективное общение невозможно.
- Несколько процессов не могут быть автоматизированы для большого количества проектов.
- Это не безопасно
Короче говоря, бесплатный шаблон Excel подходит для инструментов управления проектами. Но приемлемо ли «отлично» в вашей сфере деятельности? Но вы пришли сюда, чтобы узнать больше об Excel, а не слушать, как мы разглагольствуем о том, почему это плохая идея. Таким образом, есть несколько способов использовать бесплатные инструменты и шаблоны для управления проектами, чтобы упростить себе жизнь, если вы по какой-либо причине вынуждены или решили использовать Excel.
Инвентарный список
Что объединяет пожар, потоп, кражу и приезд родни погостить «на недельку»? Правильно, высокая вероятность утраты целостности вашего имущества.
Уж такова человеческая натура, что жаба душит не за сам факт утери бабушкиных носков, а за то, что вы вообще не можете припомнить весь свой накопленный скарб. При таких неблагоприятных раскладах вас выручит опись домашней утвари. А в дополнение к ней не лишним будет и сфотографировать свои хоромы со всем содержимым.
Отставив шутки, можно посоветовать шаблон тем людям, которые сдают жильё. Принимая постояльцев на долгий срок заселения, не забудьте ознакомить их под роспись с актом проведённой инвентаризации. Он сослужит вам добрую службу при выселении арендаторов.
Иерархия IT-систем и выбор программного обеспечения для организации труда Промо
Управленческий учет (прочее) Бесплатно (free)
IT-системы плотно вошли в нашу жизнь. Мощные и сложные программные продукты используются в самых разных сферах
При этом многие забывают, что появились IT-системы не просто так, как программные продукты, которые нужно продавать и внедрять, а как инструменты организации и автоматизации труда.И очень важно помнить при выборе и внедрении IT-систем, что первичен здесь — труд, а не программное решение. Я не единожды сталкивался с тем, что люди выбирали программу просто потому, что: “она понравилась”
В результате появляются попытки “натянуть” процессное производство, например, работу молокозавода, на ERP-систему, предназначенную для дискретного производства (сборка изделий).
Как создать диаграмму Ганта в Google.Таблицах
Для совместной работы более удобной альтернативой Екселю будут Гугл.Таблицы. Здесь также можно, потратив некоторое время, сделать диаграмму Ганта. Особенность работы в этом сервисе заключается в том, что с помощью стандартных инструментов построения диаграмм эту задачу не решить – здесь приходится использовать функции условного форматирования:
Создайте лист с полным перечнем задач и датами их начала и завершения: столбец с заданиями, столбцы с датами начала и завершения, а также полный перечень дат проекта в верхней строке – по 1 дате на 1 ячейку.
Выделите пространство в свободной части листа (в нашем примере мы выделили ячейку E2, щелкните правой клавишей и выберите пункт меню «Условное форматирование».
Перейдите в окно «Ваша формула» и задайте в нем формулу «=И(E$1=$B2)». Е1 означает первую ячейку с датами всего проекта, С2 обозначает ячейку с временем завершения задачи №1, а В2 – это время начала задачи №1
Обратите внимание, формула в данном виде будет верна в том случае, если первая задача прописана в ячейке А2, дата ее старта – в В2, дата окончания – в С2, а перечень дат проекта начинается с ячейки Е1.
После того, как формула будет применена, будет автоматически сгенерирована диаграмма Ганта. Преимущество Гугл.Таблиц перед Excel не только в том, что с ними можно работать коллективно через интернет, но и в более простом изменении
Однако при вводе новых данных и редактировании текущих периодически может возникать необходимость изменения диапазона условного форматирования.
Как видно, создать диаграммы Ганта в Excel и Google вполне возможно, однако для этого потребуется иметь под рукой либо справочную информацию, либо шаблон, который все равно придется впоследствии настраивать и редактировать. Такую работу вряд ли можно назвать простой. Поэтому гораздо более удобным и эффективным способом внедрить эти практичные диаграммы в свою деятельность будет использование системы управления проектами Intasker. Здесь это можно сделать буквально за несколько секунд.
Как работать с бумажными шаблонами и электронными планировщиками
Вы можете успешно применять оба формата планирования, используя бумагу как источник вдохновения. Хранить в распечатанном виде самые важные списки дел и задач, которые лучше иметь перед глазами. И при этом использовать ЛидерТаск в качестве электронного планировщика для эффективного ежедневного, еженедельного, ежемесячного планирования.
С помощью встроенного календаря вы быстро переключитесь на нужную задачу. Распланируете самый загруженный и напряженный день по часам. Будете в курсе всех важных событий и дел благодаря системе интеллектуальных уведомлений. Делегируете поручения подчиненным или другим исполнителям. Проследите за тем, чтобы ваши задания были выполнены вовремя. Отследите свой прогресс в сравнении с другими участниками команды. Внесете любые правки и корректировки в текущие задачи, прикрепить к ним фото или изображение. Сможете пользоваться полным набором инструментов и методик тайм-менеджмента, чтобы достичь лучшей результативности и продуктивности.
Как построить сетевой график в Excel (Эксель)
Часто в ходе разработки разного рода проектов составляется планировка выполнения заданий. Инструментарий Microsoft Excel позволяет создать сетевой график, который и служит для решения задачи планирования этапов проекта.
Составим простой график с использованием диаграммы Ганта.Для начала необходимо создать саму таблицу с колонками с соответствующими заголовками.
Далее выделяем заголовки и после нажатия правой кнопки мыши в контекстном меню выбираем «Формат ячеек».
После этого можно увидеть новое окно в котором выбираем вкладку «Выравнивание». Выравнивание в полях указываем «По центру», а в настройках параметров отображения выставляем флажок возле «Переносить по словам».
Далее нужно перейти в этом же окне на вкладку «Шрифт», для начертания выставляем полужирный шрифт и задаем нужный размер. Это действие необходимо чтобы выделить заголовки. Подтверждаем выполнение действия.
Переходим в рабочее окно и задаем границы таблицы. Выделяем заголовки и нужное количество ячеек для таблицы, открываем раздел «Главная», а в нём с помощью соответствующего значка в списке выбираем пункт «Все границы».
В результате можно увидеть что каркас таблицы с заголовками был создан.
Следующим этапом будет создание шкалы времени. Это базовая часть в сетевом графике. Определенный набор столбцов отвечает тому или иному периоду в планировке проектных задач. В данном примере будет создание 30 дневной временной шкалы.
Пока что оставляем основную таблицу и возле правой её границы выделяем в контексте данного примера тридцать столбцов. Стоит отметить что количество строк = количеству строк в ранее созданной таблице.
Переходим в раздел «Главная» и выбираем в значке границ «Все границы» также как и при созданной ранее таблице.
Определяем в данном примере план 1-30 июня. И вносим соответствующие даты в временную шкалу. Для этого будет использован инструмент «Прогрессия».
После нажатия на пункт «Прогрессия» появится новое окно. В нём отмечаем расположение по строкам (в данном примере), а в качестве типа выбираем даты. В зависимости от того какой временной промежуток используется выбираем пункт «День». Шаговое значение — 1. В качестве конечного значения выставляем дату 30 июня и подтверждаем действие.
Далее временная шкала будет заполнена днями с 1 по 30 число. Далее нужно оптимизировать таблицу для её удобства, выделив весь временной промежуток и нажимаем правую кнопку мыши. В контекстном меню выбираем «Формат ячеек».
Появится новое окно в котором нужно открыть вкладку «Выравнивание» и задать значение 90 градусов. Подтверждаем действие.
Но оптимизация не завершена. Переходим в основной раздел «Главная» и нажимаем на значке «Формат» и выбираем в нём автоподбор по высоте строки.
И для завершения оптимизации делаем аналогичное действие и выбираем уже автоподбор по ширине столбца.
В результате таблица обрела завершенный вид.
Завершающим этапом будет заполнение первой таблицы соответствующими данными. Также если большое количество данных то с помощью зажатия на клавиатуре клавиши «Сtrl» протягиваем курсором по границе поля нумерации вниз по таблице.
И как результат — таблица упорядочена. И также можно заполнить остальные поля таблицы.
Далее в временной шкале задаём цвет ячейкам в день проведения планового действия. Для начала выделим пустые ячейки.
В разделе «Главная» нужно нажать на значок «Стили» и в нём кликаем на иконку «Условное форматирование». И в появившемся списке выбираем пункт «Создать правило».
После этого действия откроется новое окно в котором нужно выбрать правило из перечня правил. Выбираем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Подходящее правило выделения конкретно для нашего примера показано в поле.
Разберем элементы формулы:
G$1>=$D2 — это первый аргумент, который определяет чтобы значение в временной шкале было равно или больше определенной даты. Первая часть элемента указывает на первую ячейку, а вторая часть на нужную часть столбца касательно плана.G$1
Итоговый список задач в MS Excel
Первым делом скройте столбец «С» (истина/ложь), чтобы он не загромождал вид таблицы. А во вторых, давайте добавим «общий критерий эффективности», то есть ещё одно поле — «можно ли переходить к следующему плану?». Ёжику понятно, что переходить к следующему плану можно только после того, как выполнены все задания нынешнего. Или, перефразируя с языка логики на язык математики: когда пункты «всего задач» и «задач выполнено» нашего списка, равны друг другу!
Воспользуемся простой функцией условием =ЕСЛИ() и зададим исходные данные:
=ЕСЛИ(B8=B7 ; «Да» ; «НЕТ»)
Расшифровывается это просто: если значения равны, то вывести в ячейке слово «ДА», если не равны, «НЕТ». А результат будет выглядеть как у меня на примере ниже.
Готовый список задач сделанный в MS Excel. Почти полностью автоматический и от того ещё более интересный
Обратите внимание только на одну деталь — зеленый цвет ячейки и белый цвет текста в ней. Эти элементы также не мои художества, а результат работы MS Excel, а вернее, принципов условного форматирования, о чем мы говорили с вами в одном из прошлых уроков