Roadmap template excel

Шаг 4: Установка сроков и приоритетов

После определения задач проекта и их разделения на этапы, необходимо установить сроки и приоритеты для каждой задачи. Это поможет сориентироваться в том, какие задачи требуют больше времени и внимания.

Для установки сроков можно использовать специальные столбцы в таблице роадмапа. Создайте столбец «Срок выполнения» или «Дедлайн» и запишите в него даты, к которым нужно завершить каждую задачу.

Кроме того, задачи можно отметить по приоритетам. Создайте для этого столбец «Приоритет» и присвойте каждой задаче соответствующую метку, например, «Высокий», «Средний» или «Низкий». Это поможет вам сосредоточиться на задачах, имеющих наивысший приоритет.

Рекомендуется также добавить столбец «Ответственный» и указать для каждой задачи ответственного исполнителя. Это поможет сделать работу более организованной и определить, кому нужно обратиться в случае вопросов или проблем.

После установки сроков и приоритетов, ваш роадмап будет более структурированным и организованным, что значительно упростит работу над проектом.

How to Create a Project Roadmap in Excel

Download Project Roadmap Template — Microsoft Excel

To create a project roadmap in Excel, use this downloadable template. Then follow the steps below to ensure you’re including all necessary details within your roadmap and customizing it to fit your project’s needs.

For additional project roadmap templates, visit this article for a wide variety of roadmap use cases, examples, and templates.

Open the Microsoft Excel Project Roadmap Template

Click on the link to download the project roadmap template above. This action will download the template and open it in a new Excel sheet.

Add a Project Title

Double-click on the title at the top of the template and delete the existing name.
Type the name of your project in the text box.

Add Task Names to the Project Roadmap

Input specific tasks on your roadmap. Follow the steps below to add task names to the roadmap.

Double-click within the task cells and type each task name.
Repeat for each project task.

Change the Color of Subtask Bars

Create and add a color code to organize subtasks and easily identify who should be working on what assignment or which subtask is part of a particular task. To change the color of your subtask bars, follow these steps.

Click on a subtask bar.
At the top navigation bar, click the paint bucket icon and click the color you want. This action will automatically change the color of the entire subtask bar.

В каких сервисах можно создать дорожную карту проекта

Есть несколько способов составления дорожных карт — начиная от электронных таблиц или презентаций и заканчивая специальными сервисами. Рассмотрим популярные варианты.

Электронные таблицы Excel или «Google Таблицы». Самые простые инструменты, которые легко освоят даже новички. Желательно создавать карты в онлайн-сервисах, чтобы любой участник команды мог редактировать свои этапы в любой момент.

В таблицах можно отразить все необходимые элементы дорожных карт — цели, этапы выполнения, сроки, имена ответственных — и визуализировать их так, чтобы было удобно отслеживать изменения.

Один из распространённых методов создания дорожных карт в таблицах — диаграммы Ганта. Подробно мы разбирали этот инструмент здесь.

Обычно диаграмма Ганта состоит из двух панелей: в левой дан список этапов работы, в правой — шкала времени (дни, недели, месяцы). Диаграмма включает контрольные точки внутри этапов проекта.

В «Google Таблицах» есть специальный , с которым можно легко создать свою дорожную карту, заполнив необходимые поля. Шаблон доступен для всех, у кого есть аккаунт Gmail.

Пример дорожной карты проекта в виде диаграммы Ганта в «Google Таблицах»Скриншот: Skillbox Media

Презентации PowerPoint, Keynote или Google Slides. Построение дорожных карт на этих платформах похоже на создание их в таблицах, однако этот вариант даёт больше возможностей для визуализации. Здесь также лучше использовать онлайн-сервисы, чтобы можно было создать общий доступ для всех команд.

Специальные сервисы. Они разработаны специально для ведения общих проектов, поэтому удобны для быстрого обновления и синхронизации в реальном времени. Рассмотрим подробнее две популярные платформы — Miro и Weeek.

Miro — сервис для совместной работы команд. В нём можно полностью самостоятельно составить дорожную карту на собственной онлайн-доске или воспользоваться уже готовыми шаблонами. Вот пример шаблона дорожной карты в виде временной линии с контрольными точками, где прописаны основные процессы проекта и ответственные исполнители.

Пример дорожной карты в виде временной линии на онлайн-доске MiroСкриншот: Skillbox Media

WEEEK — многофункциональная площадка, где есть таск-трекер, CRM и другие полезные инструменты для общей работы команды. Чтобы составить дорожную карту здесь, нужно перейти в раздел таск-трекинга и выбрать создание проекта. В итоге получится канбан-доска, где можно обозначить важные этапы проекта и дедлайны и распределить задачи между исполнителями.

Разработка творческого проекта

Творческий проект является таким же исследованием, как и инвестиционный. Однако есть одно отличие, которое заключается в том, что конечным результатом должно быть готовое изделие. должен уметь воплощать свои мысли и идеи в реальность, чтобы его способности не остались бесполезными. Для этого и нужно осваивать навык проектирования. Этапы творческого проекта таковы:

Выбор темы проектирования, постановка цели и соответствующих задач.
Установление всевозможных ограничений.
Определение необходимых ресурсов.
Сбор необходимой информации.
Составление плана проектирования.
Изготовление изделия с учетом всех вышеперечисленных факторов.
Оценка готового изделия.
Анализ результатов.
Оформление исследования в бумажном виде.
Защита проекта.

Эти этапы выполнения проекта каждый творческий человек видит по-своему. Поэтому не обязательно строго следовать инструкции. Достаточно лишь в общих чертах перенять эти требования.

Roadmap Templates in Microsoft Excel

To get you up and running faster, you can download a free, preformatted Microsoft template for a specific use case. Below, you’ll find a variety of helpful templates for creating and managing a roadmap.

Technology Roadmap Template

Download Technology Roadmap Template — Microsoft Excel

Use this template to document technology infrastructure projects and initiatives. This template breaks down the roadmap by both quarters and months, allowing you to plot project milestones, phases, and delivery dates.

IT Roadmap Template

Download IT Roadmap Template — Microsoft Excel

This IT roadmap template provides an easy way to plan and track project tasks associated with an IT initiative, such as app upgrades or product launches. You’ll find space to add key details such as milestones, start and end dates via expandable task bars, and go-live dates, so you can accurately plan, track, and share your IT roadmap with all necessary stakeholders.

Метод первый. Создайте план на день

1. Сядьте с листом бумаги

Это может быть блокнот, тетрадь или . Выберите то, что удобно вам. Составьте список того, что вам нужно выполнить за день. Включите в список каждую встречу и договорённости, которые у вас есть. Какие у вас цели на день? Желаете вы заняться спортом, или же, наоборот, это день релаксации? Какие задачи вам нужно абсолютно точно закончить?

2. Составьте себе расписание

Во сколько вы должны покончить с вашим первым заданием или проектом? Запишите каждую мелочь, начиная с той, которую нужно выполнить сначала, затем следующую и так напишите на целый день. Убедитесь, что вы ничего не забыли. Конечно же, каждый день разный, и поэтому каждый день план будет другим. Базовый план может выглядеть, например, так:

09:00–
10:00 — добраться до офиса, проверить почту, ответить на письма.
10:00–
11:30 — встреча с Максом и Катей.
11:30–
12:30 — проект № 1.
12:30–
13:15 — обед (здоровая пища!).
13:15–
14:30 — анализ проекта № 1, встретиться с Сергеем и обсудить проект № 1.
14:30–
16:00 — проект № 2.
16:00–
17:00 — начать проект № 3, подготовить вещи на завтра.
17:00–
18:30 — уйти из офиса, зайти в спортзал.
18:30–
19:00 — зайти за продуктами.
19:00–
20:30 — приготовить ужин, отдых.
20:30–
… — в кино с Машей.

3. Переориентируйте себя каждый час

Очень важно воспользоваться удобным моментом после определённого времени, чтобы проанализировать, насколько продуктивным вы были на протяжении этого времени. Сделали ли вы всё, что вам нужно было сделать? Затем дайте себе минутку для перезагрузки, закройте глаза и расслабьтесь

Так вы сможете эффективно перейти к следующей задаче, которую вам нужно выполнить.

4. Проанализируйте ваш день

Когда вы покончите с большей частью вашего дня, найдите минутку, чтобы посмотреть, придерживаетесь ли вы вашего плана. Закончили ли вы всё, что было запланировано? Где вы сделали ошибку? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекает, и как вы можете бороться с отвлекающим вас фактором в будущем?

Как строится дорожная карта проекта?

Поскольку Roadmap – в первую очередь визуальный инструмент представления данных, то при ее составлении вам понадобится строить графики. Удобный внешний вид и понятность – главные критерии для такого проектирования.

Для визуализации дорожной карты проекта могут использоваться разные виды диаграмм, рассмотрим самые популярные:

Диаграмма Gantt (Ганта) – это графическое представление сроков выполнения задач и их взаимосвязей.
Диаграмма PERT или Дерево решений – это представление связей между задачами и возможными сценариями развития событий.
Диаграмма Иерархии процессов – это визуализация задач в виде иерархической структуры.

Использование диаграмм помогает визуально представить информацию о проекте, а также улучшить понимание взаимосвязей между задачами проекта. Расскажем о каждой из диаграмм подробнее.

Диаграмма Ганта

Она выглядит как горизонтальная диаграмма. На ней задачи представлены в виде горизонтальных диапазонов времени, расположенных по вертикали относительно дат.

Диаграмма Ганта помогает понять, какие задачи зависят друг от друга и какой порядок их выполнения необходим, чтобы проект был успешно завершен в срок. Она также позволяет визуально отслеживать прогресс выполнения проекта и вносить изменения по ходу, в случае необходимости.

Диаграмма PERT

PERT (Program Evaluation and Review Technique) — это метод визуализации задач и их взаимосвязей. Такая диаграмма представляет собой графы, где каждая задача представлена в виде узла, а зависимости между задачами обозначаются ребрами. Она помогает оценить время, необходимое для выполнения каждой задачи, а также определить критический путь проекта, т.е. минимальный период времени, необходимый для завершения всех ваших задач.

PERT полезен для больших и сложных проектов, так как позволяет визуально представить сложные взаимосвязи между задачами и лучше понять, как их выполнение влияет на общие сроки проекта.

Диаграмма иерархии процессов

Диаграмма иерархии процессов (Hierarchy Process Diagram, HPD) — это визуальный инструмент, показывающий соотношение между процессами внутри компании или проекта. Она представляет собой древовидную структуру, в которой верхний уровень – это общие процессы, а нижестоящие уровни показывают более детальную информацию о каждом конкретном процессе. Диаграмма иерархии процессов помогает владельцам проектов и бизнес-процессов лучше понять и организовать свою деятельность.

Именно поэтому она часто используется при составлении дорожных карт, ведь подобная структура позволяет идти от общих моментов к частностям.

Стоимость проекта

В планировании стоимости проекта можно выделить несколько этапов:

На первом этапе определяется стоимость использования ресурсов, каждой проектной работы и проекта в целом. Стоимостью проекта здесь становится совокупность стоимостей ресурсов и выполнения работ. В число учитываемых факторов входят стоимости оборудования (в том числе, – взятого в аренду), труд штатных сотрудников и нанятых по контракту, материалы, перевозки, семинары, конференции, стоимость обучения и др.
Второй этап предполагает составление, согласование и утверждение сметы проекта. Смета проекта здесь – это документ, в котором содержится обоснование и расчёт общей стоимости проекта. Производится он, как правило, на основе величины необходимых ресурсов, объёмов работ и др.
Третий этап включает составление бюджета, его согласование и утверждение. Бюджет вводит ограничения на ресурсы и составляется в виде:

столбчатых диаграмм затрат и кумулятивных затрат,
линейных диаграмм кумулятивных затрат, распределённых во времени,
круговых диаграмм расходов,
календарных графиков и планов,
матриц распределения расходов.

При этом управление бюджетными рисками рассматривается в отдельном разделе проектного планирования.

Как разработать дорожную карту проекта

До начала разработки необходимо определить стратегическое развитие проекта и описать конкретные способы для достижения результата. Чтобы сформировать достижимый план, нужно иметь представление о перспективности проекта, о том, как он должен развиваться в ближайшие несколько месяцев или лет.

Непосредственно создание дорожной карты проекта начинается с выбора структуры roadmap. Можно выделить три типа структуры дорожных карт: с временными рамками, без них, а также гибридный вид. Первый вариант предполагает размещение всех задач на временной шкале, где наглядно отображаются сроки реализации стратегии. Второй тип структуры применяется, если сроки определить не представляется возможным ввиду отсутствия долгосрочного планирования. В гибридных роадмапах указываются сроки в рамках краткосрочного планирования.

Затем следует сформулировать ключевые цели и задачи работы, не погружаясь в детализацию, продумать стратегию и расставить приоритеты. Проанализируйте задачи и определите, какие нужно решить в первую очередь, а с какими получится работать параллельно. Прорисуйте краткую последовательность шагов, необходимых для реализации задуманного.

Можете добавить в роадмап фамилии и должности сотрудников или других участников, связанных с разработкой проекта. Чтобы облегчить отслеживание завершенности разных задач при переходе от этапа к этапу, установите дедлайн для каждого члена команды.

Также уделите внимание планированию бюджета, следует предусмотреть все ресурсы, которые могут потребоваться для реализации проекта, включая расходы на услуги сторонних специалистов. Дорожная карта бизнеса должна отображать актуальный курс деятельности

Поэтому важно регулярно отслеживать реализацию планов продуманной стратегии, анализировать результативность и вносить корректировки в roadmap. Продумайте способы отслеживания и управления рабочими процессами, обозначьте ключевые показатели, на которые будете ориентироваться. Дорожная карта бизнеса должна отображать актуальный курс деятельности

Дорожная карта бизнеса должна отображать актуальный курс деятельности

Что касается технической реализации дорожной карты, ее можно разработать в Excel или Google Таблицах. В сети можно найти и скачать готовые шаблоны:

Также можно сделать дорожную карту в виде презентации PowerPoint, канбан-доски с разноцветными карточками или использовать специальные сервисы. Обзор популярных инструментов для создания roadmap можно прочитать здесь. Преимущество использования специализированных платформ заключается в том, что у вас всегда будет возможность совместной работы над дорожной картой с командой, кроме того, они обеспечивают интеграцию роадмапа со сторонними сервисами.

Многие из этих инструментов предлагают несколько вариантов отображения дорожной карты. Одним из наиболее удобных является диаграмма Ганта. Этот вид роадмап представляет собой график работ, состоящий из ряда отрезков, размещенных вдоль временной оси. Каждый такой отрезок соответствует отдельной задаче или подзадаче. Длина отрезка показывает продолжительность работ, а его начало и конец соответствуют моменту начала и завершения работы по конкретной задаче.

Who Uses a Roadmap Template?

The project manager is the person who uses the roadmap most during the project. They’re the ones who must determine if the project is meeting its strategic goals and must communicate that information to the project team and stakeholders.

The project team will also use the roadmap, albeit in a different way than a project manager. Team members aren’t going to edit the project roadmap or decide how resources are being allocated. However, they need to have access to the project roadmap to make sure they stay the course as determined by the roadmap.

Stakeholders also use a roadmap even if they don’t have hands-on engagement with the tool. Unlike the team, though, stakeholders don’t look at the roadmap for direction. Instead, stakeholders use the project roadmap to stay informed on the status of the project, helping the project manager to manage their expectations and keep them happy.

Как правильно создать дорожную карту?

Для эффективного создания дорожной карты следуйте следующим шагам:

Определите цели и целевую аудиторию. Дорожная карта должна быть создана с учетом не только цели, но и того, кому она предназначена.
Создайте список задач и временные рамки их выполнения.
Расставьте приоритеты, определите задачи, которые должны выполняться в первую очередь и, отдельно те, которые можно отложить.
Определите ключевые метрики. Для оценки успеха проекта необходимо определить ключевые метрики и показатели успешности.
Определите критические пути. Необходимо определить, какие этапы и задачи являются критическими для успешного завершения проекта.
Разработайте хронологию. Необходимо разработать хронологию и график выполнения проекта, исходя из критических путей и ключевых метрик.
Сохраните гибкость. Дорожная карта должна быть гибкой и позволять вносить изменения, если это необходимо.
Составьте команду проекта и установите ответственные лица.
Оцените затраты на ресурсы, такие как время, люди и деньги.
Создайте визуальный план проекта, используя диаграммы, такие как Gantt Chart или PERT.
Обновляйте дорожную карту по мере продвижения проекта и вносите изменения в случае необходимости.

Важно, чтобы через карту “красной линией” проходили четкие цели проекта и все задачи, которые необходимо выполнить для достижения результата. Нужно установить приоритеты и сроки для каждой задачи и отслеживать их выполнение, периодически адаптируя дорожную карту в случае изменений

Это позволит держать проект на плаву и улучшит возможность его успешного завершения.

Также важно, чтобы дорожная карта была понятной, доступной и достаточно детальной для оценки прогресса и управления рисками

На что еще обратить внимание при создании Roadmap

Кроме базовых пунктов, есть ряд моментов, которые всегда необходимо учитывать при планировании. Ведь упустив один из них, потом будет сложно сделать карту более концептуальной.

1. Сбор данных

Сбор информации о ресурсах, возможностях и ограничениях, чтобы понять, что может быть сделано. Включает в себя аналитическую и статистическую информацию, которая накоплена ранее.

2. Определение векторов развития

Определение основных направлений развития, которые помогут вам достичь цели.

3. Разработка концепции

Разработка концепции для каждого вектора, который поможет вам достичь целей.

4. Оценка возможностей

Оценка возможностей и рисков для каждой концепции, чтобы понять, какой вектор развития является наиболее приемлемым.

5. Коммуникация и выполнение

Работа с командой, участниками и заинтересованными сторонами, а также отслеживание и выполнение ими плана.

Обратите внимание, что в зависимости от индустрии и целей дорожной карты, шаги могут меняться, но они должны покрывать все ключевые аспекты ее создания

What Is the Use of a Roadmap?

A roadmap serves several key purposes in various contexts, most notably in business and product management, but also in project management, strategic planning, and even personal growth. Here are some of its uses:

Guidance and Direction: A roadmap outlines the strategic path or direction for an initiative, helping stakeholders understand where they are, where they’re going, and how they will get there. This helps maintain focus and alignment.

Coordination and Alignment: By providing a visual overview of the strategy and key objectives, a roadmap can help align different teams, stakeholders, or units towards common goals. It ensures everyone is working in concert rather than in silos.

Prioritization: Roadmaps help identify and prioritize key tasks, initiatives, or features, based on strategic importance, resource availability, and other factors. They help guide decision-making and resource allocation.

Communication: A roadmap is an excellent communication tool. It can help convey strategy and plans to different audiences – from top management and clients to team members. It simplifies complex plans and makes them easily digestible.

Tracking Progress: Roadmaps also serve as a tool for tracking progress against planned initiatives or goals. They can highlight dependencies and potential bottlenecks, helping teams stay on track and adjust as necessary.

Setting Expectations: By laying out what is planned, roadmaps can help set expectations among stakeholders, including customers. This helps manage anticipation about upcoming features or changes, for instance, in the case of product roadmaps.

Risk Management: A well-designed roadmap can identify potential risks, challenges, or dependencies in advance. This allows teams to develop contingency plans or risk mitigation strategies.

Шаги

Часть 1

Начинайте работу заблаговременно.
К выполнению задания всегда следует приступать сразу после его получения. Ведь неспроста ваш учитель отвел на него столько времени; именно столько вам потребуется для успешной реализации проекта. Сразу возьмитесь за составление плана, чтобы у вас получилось успеть все задуманное. Так вы избавите себя от бессонных ночей перед сдачей проекта.

Ознакомьтесь с заданием.
В нем содержится подробное описание стоящей перед вами задачи. Абстрагируйтесь от всего постороннего и внимательно вчитайтесь в задание. Если учитель еще не сделал этого, то разделите проект на составляющие, чтобы вы точно понимали, что от вас требуется.

Например, вы можете получить такое задание: «Выполнить презентацию на тему Гражданской войны в США. Можно выбрать одно сражение, идею, речь, поворотный момент или сосредоточиться на войне в целом. Не забывайте о важных датах и действующих лицах».
Такой проект можно разбить на несколько частей: 1) Наглядное представление Гражданской войны. 2) Центральная тема проекта. 3) Важные даты. 4) Ключевые действующие лица.

Проработка идей.
Мозговой штурм позволяет изложить ваши идеи на бумаге. Как правило, человек записывает приходящие в голову мысли и устанавливает между ними связь, чтобы запустить творческий процесс. Такая практика помогает сосредоточиться на желаемой идее, а также обдумать то, что еще не приходило вам в голову. В процессе мозгового штурма можно задействовать ряд эффективных методов.

Выберите тему.
Поборите возможное стремление взять объемную тему (например, осветить всю Гражданскую войну) и постарайтесь сузить затрагиваемый вопрос. Так вы не утонете в море фактов и деталей.

Выберите способ представления проекта.
В нашей статье рассматривается пример с презентацией, поэтому важно решить, какое наглядное отображение получат ваши идеи. Если вы выбрали несколько важных событий, то можно использовать временную диаграмму

Если в основе вашей работы заложены географические аспекты (например, сражения), то можно разработать детальную карту. Презентация должна строиться вокруг центральной идеи.

Как насчет трехмерного представления? Можно попробовать выполнить трехмерную карту сражений с демонстрацией передвижения войск.
Также можно попробовать сделать скульптуры из папье-маше. Вполне можно сделать даже Авраама Линкольна и рассказать вашу историю с помощью его цитат.

Другие виды планов

Планирование — удивительная и увлекательная вещь. Любое событие или цель можно расписать до мельчайших подробностей — это называется алгоритм. Именно по такому принципу работают и компьютеры. Интересно, что некоторые люди составляют планы и на несколько лет. Чаще всего так делают предприниматели и бизнесмены. Для них это жизненно необходимо.

Составить план на 3 года или 5 лет совсем несложно. Всего-навсего нужно определить главные цели и расписать к ним задачи. Наиболее сложно придерживаться такого плана неукоснительно.

Очень важно, чтобы цели в плане соотносились с возможностями человека. Не следует путать недосягаемую мечту и четко поставленные цели

Если вы не уверены, что сможете сами добиться определенной задачи, то ее не следует записывать. На образце «как составить план на год», представленном выше, можно увидеть, что все цели должны зависеть только от самого человека, его желаний и способностей. В них нет места другим людям или случайным событиям. Всегда нужно надеяться только на себя.

Подводя итог, можно сказать, что составить план совсем несложно. Для этого требуется тщательно проанализировать свою жизнь, сделать необходимые выводы и записать их в виде таблицы или списка.